Sniðmát, leiðbeiningar

Útgefnar stefnur

• Aðgerðaáætlun um gervigreind (2025-2027) (einnig á ensku)
• Stefna Íslands um gervigreind (2021)
• Gervigreind hjá hinu opinbera
• Stefnur | Stafræn heilsa
• Gervigreindarstefna Háskóla Íslands | Háskóli Íslands
• Gervigreindarstefna Hagstofu Íslands - Hagstofa Íslands

Skapalón fyrir gervigreindarstefnu

Tekið saman úr gervigreindarstefnu ríkisins, stafrænnar heilsu, HÍ o.fl. opinberra aðila og listað upp með aðstoð gervigreindar.

1. Tilgangur

[Heiti stofnunar] ætlar að nýta gervigreind á ábyrgan, öruggan og markvissan hátt til að:

• bæta þjónustu við notendur,
• auka gæði og skilvirkni starfsemi,
• styðja við upplýsta ákvarðanatöku,
• efla nýsköpun og umbætur,
• styrkja starfsumhverfi og starfsánægju.

Notkun gervigreindar skal ávallt samræmast lögum, siðferðilegum viðmiðum, mannréttindum, persónuvernd og gildum stofnunarinnar.

2. Framtíðarsýn

[Heiti stofnunar] verði leiðandi í ábyrgri notkun gervigreindar innan síns málaflokks og nýti tæknina til að auka virði fyrir notendur, starfsfólk og samfélagið.

3. Meginmarkmið

3.1 Betri þjónusta

Gervigreind verði nýtt til að:

• bæta aðgengi að þjónustu,
• stytta afgreiðslutíma,
• auka samræmi í svörum og afgreiðslu,
• skapa persónubundnari og skilvirkari þjónustu.

3.2 Skilvirkari starfsemi

Gervigreind verði nýtt til að:

• draga úr handvirkri vinnu,
• einfalda ferla,
• bæta greiningu gagna,
• styðja við verkefnastjórnun og þekkingarmiðlun.

3.3 Þekking og hæfni

Stofnunin mun:

• efla gervigreindarlæsi starfsfólks,
• tryggja að starfsfólk þekki takmarkanir tækninnar,
• bjóða markvissa fræðslu og stuðning.

3.4 Ábyrg nýting

Allri notkun gervigreindar skal stýrt með áherslu á:

• gagnsæi,
• öryggi,
• rekjanleika,
• jafnræði,
• ábyrgð.

4. Grunngildi

Mannleg ábyrgð

Menn bera ávallt ábyrgð á ákvörðunum og afurðum gervigreindar.

Gagnsæi

Notendur skulu geta áttað sig á því þegar gervigreind kemur að þjónustu eða vinnslu upplýsinga.

Öryggi

Gervigreindarlausnir skulu uppfylla kröfur um upplýsingaöryggi.

Persónuvernd

Vinnsla persónuupplýsinga skal vera lögmæt og í samræmi við gildandi reglur.

Gæði

Niðurstöður gervigreindar skulu staðfestar eftir því sem við á áður en þær eru nýttar í starfsemi.

Jafnræði

Unnið skal gegn hlutdrægni og mismunun í gögnum, líkönum og niðurstöðum.

5. Áherslusvið gervigreindar

Stofnunin mun forgangsraða þróun og notkun gervigreindar á eftirfarandi sviðum:

Þjónusta

[Dæmi]

Innri starfsemi

[Dæmi]

Þekkingarstjórnun

[Dæmi]

Greining og ákvarðanastuðningur

[Dæmi]

Sjálfvirknivæðing ferla

[Dæmi]

6. Stjórnskipulag og ábyrgð

Forstjóri / framkvæmdastjóri

• Ber ábyrgð á stefnu og fjármögnun.

Framkvæmdastjórn

• Forgangsröðun verkefna.
• Ákvörðun um innleiðingu.

Gervigreindarráð eða stýrihópur

• Samræmir innleiðingu.
• Metur áhættu.
• Fylgir eftir árangri.

Persónuverndarfulltrúi

• Veitir ráðgjöf um persónuvernd.

Upplýsingaöryggisstjóri

• Tryggir öryggiskröfur.

Starfsfólk

• Ber ábyrgð á ábyrgri notkun í daglegum störfum.

7. Áhættustýring

Áður en ný gervigreindarlausn er tekin í notkun skal meta:

• tilgang,
• ávinning,
• lagalega þætti,
• persónuvernd,
• upplýsingaöryggi,
• siðferðileg áhrif,
• rekjanleika niðurstaðna,
• áhrif á notendur.

8. Mælingar á árangri

Árlega verði mælt:

• hlutfall starfsfólks með gervigreindarþjálfun,
• fjöldi innleiddra lausna,
• tímasparnaður,
• aukin þjónustugæði,
• ánægja starfsfólks,
• ánægja notenda,
• fjöldi áhættumála eða frávika.

9. Endurskoðun

Stefnan skal endurskoðuð að lágmarki á tveggja ára fresti eða oftar ef þörf krefur.

1. Tilgangur

Þessi stefna skilgreinir hvernig starfsfólk [stofnunar] má nota gervigreindartól í daglegum störfum og með hvaða hætti.

2. Gildissvið

Stefnan tekur til:

• allra starfsmanna,
• verktaka,
• ráðgjafa,
• tímabundins starfsfólks.

Nær til allra samþykktra gervigreindartækja sem stofnunin heimilar.

3. Meginreglur

Starfsmaður ber ábyrgð

Starfsmaður ber ábyrgð á:

• öllum niðurstöðum sem nýttar eru,
• staðreyndaskoðun efnis,
• öllu fóðri sem starfsmaður setur deilir í gervigreindartól,
• faglegu mati á afurðum.

Manneskjan tekur ákvörðunina

Gervigreind styður ákvarðanir en kemur ekki í stað mannlegrar ábyrgðar.

Gervigreind getur haft rangt fyrir sér.

Allar niðurstöður skulu metnar gagnrýnið áður en þær eru nýttar.

4. Heimil notkun

Starfsfólki er heimilt að nota samþykkt verkfæri til að:

Ritvinnslu

• draga saman efni,
• skrifa drög,
• lagfæra texta,
• þýða.

Fundarvinnu

• undirbúa fundi,
• vinna fundargerðir,
• taka saman verkefni.

Þekkingarvinnslu

• greina gögn,
• skipuleggja upplýsingar,
• búa til fyrstu útgáfur skýrslna.

Forritun og tæknivinnu

• skrifa drög að kóða,
• greina villur,
• útbúa skjölun.

5. Óheimil notkun

Óheimilt er að:

• setja trúnaðarupplýsingar í ósamþykkt kerfi,
• setja viðkvæmar persónuupplýsingar í opna þjónustu,
• treysta niðurstöðum án yfirferðar,
• nota gervigreind til ákvarðana sem hafa lagaleg áhrif án mannlegrar staðfestingar,
• nota óheimild verkfæri sem ekki hafa verið samþykkt af stofnuninni.

6. Flokkun gagna

Opnar upplýsingar

Má nýta í samþykktum tólum.

Innri upplýsingar

Einungis í samþykktum og öruggum lausnum.

Trúnaðarupplýsingar

Einungis samkvæmt sérstöku mati.

Viðkvæmar persónuupplýsingar

Óheimilt nema sérstök heimild og tæknileg útfærsla liggi fyrir.

7. Samþykkt verkfæri

Stofnunin skal halda utan um lista yfir samþykkt verkfæri.

8. Skyldur stjórnenda

Stjórnendur skulu:

• stuðla að öruggri notkun,
• tryggja fræðslu,[ET1] [VJ2]
• fylgjast með innleiðingu,
• tilkynna frávik.

9. Fræðsla

Allt starfsfólk skal:

• ljúka grunnnámskeiði,
• þekkja reglur um persónuvernd,
• kunna að meta áhættu gervigreindar.

10. Tilkynning frávika

Frávik skulu tilkynnt í gegnum:

• upplýsingaöryggisferli,
• persónuverndarferli,
• atvikaskráningarkerfi stofnunarinnar.

11. Endurskoðun

Stefnan skal endurskoðuð árlega og uppfærð í takt við tækniþróun, lög og reglur.

1. Stefna og markmið

☐ Gervigreindarstefna

☐ Notkunarstefna. Skilgreint hvaða vandamál eða tækifæri Copilot á að leysa.

☐ Sett fram skýr markmið og væntur ávinningur.

☐ Skilgreindir mælikvarðar á árangur (KPI).

☐ Innleiðing tengd bæði stafrænnistefnu stofnunarinnar og þjónustustefnu ef við á.

☐ Ákveðið hvort allir eða ákveðnir notendahópar fá Copilot fyrst.

Spurningar

• Hvað viljum við bæta?
• Hvernig munum við mæla árangur?
• Hvaða verkefni eru líklegust til að njóta góðs af Copilot?

2. Ábyrgð og stjórnskipulag

☐ Skipaður verkefnastjóri.

☐ Skilgreindur eigandi lausnarinnar innan stofnunar.

☐ Skilgreint hlutverk upplýsingatækni.

☐ Skilgreint hlutverk persónuverndarfulltrúa.

☐ Skilgreint hlutverk upplýsingaöryggisstjóra.

☐ Skilgreint hlutverk stjórnenda og notenda.

☐ Ákveðið hvernig brugðist verður við frávikum eða atvikum.

Spurningar

• Hver tekur ákvörðun ef ágreiningur kemur upp?
• Hver ber ábyrgð á samskiptum við Microsoft og þjónustuaðila?
• Hver tekur við öryggis- og persónuverndaratvikum?

3. Persónuvernd

☐ Mat á áhrifum á persónuvernd (MÁP).

☐ Kortlagt hvaða persónuupplýsingar notendur gætu unnið með.

☐ Skýrt hvaða upplýsingar má ekki setja inn í Copilot.

☐ Metið hvort sérstakir flokkar persónuupplýsinga komi við sögu.

☐ Uppfærðir vinnslusamningar ef þarf.

☐ Útbúnar leiðbeiningar fyrir notendur.

Spurningar

• Eru gögnin nauðsynleg fyrir verkefnið?
• Innihalda gögn viðkvæmar upplýsingar?
• Hvernig er farið með gögn sem Copilot vinnur úr?

4. Upplýsingaöryggi

☐ Gögn flokkuð samkvæmt reglum stofnunar og gagnaflokkun ríkisins.

☐ Aðgangsstýring yfirfarin.

☐ Fjölþáttaaðkenning (MFA) virkjuð fyrir notendur.

☐ Endurskoðun á heimildum í SharePoint, Teams og OneDrive.

☐ Öryggisvöktun skilgreind.

☐ Atvikaviðbragðsferlar yfirfarnir.

Spurningar

• Hver hefur aðgang að hvaða gögnum?
• Gæti Copilot birt gögn sem notendur ættu ekki að sjá?
• Eru heimildir í Microsoft 365 í góðu lagi?

5. Gögn og upplýsingastjórnun

☐ Hreinsun gagna hafin áður en Copilot er virkjaður.

☐ Yfirfarnar heimildir í SharePoint-svæðum.

☐ Yfirfarnar Teams-rásir.

☐ Yfirfarnar sameiginlegar möppur.

☐ Skilgreindar varðveislureglur.

☐ Úrelt gögn fjarlægð eða flokkuð.

Spurningar

• Treystum við gögnunum sem Copilot hefur aðgang að?
• Eru skjöl rétt flokkuð?
• Eru gömul eða röng gögn aðgengileg?

6. Tæknilegur undirbúningur

☐ Microsoft 365 umhverfi tilbúið.

☐ Rétt leyfi (licences) til staðar.

☐ Virkjað samkvæmt leiðbeiningum Microsoft.

☐ Yfirfarnar öryggisstillingar.

☐ Tengingar við önnur kerfi greindar.

☐ Prufuumhverfi skilgreint ef við á.

Spurningar

• Uppfyllum við tæknilegar forsendur?
• Hvaða kerfi eiga að tengjast síðar?
• Þarf sérstaka samþættingu?

7. Lög og reglur

☐ Fylgt reglum um persónuvernd.

☐ Fylgt lögum um upplýsingastjórnun.

☐ Fylgt reglum um opinber skjalasöfn.

☐ Metin áhrif á upplýsingagjöf og gagnsæi.

☐ Lagaleg ábyrgð skýr.

Spurningar

• Getum við rökstutt ákvarðanir byggðar á niðurstöðum Copilot?
• Hvernig varðveitum við skjöl sem verða til?
• Eru lagalegar takmarkanir á notkuninni?

8. Mannlegi þátturinn

☐ Fræðsla fyrir notendur tilbúin.

☐ Leiðbeiningar um örugga notkun birtar.

☐ Samræmd skilaboð frá stjórnendum.

☐ Stuðningur við notendur skilgreindur.

☐ Áhersla á að notendur beri áfram ábyrgð á niðurstöðum.

Spurningar

• Vita notendur hvað Copilot getur og getur ekki?
• Vita notendur hvernig á að sannreyna niðurstöður?
• Vita notendur hvaða gögn má ekki deila?

9. Ábyrg og örugg notkun

☐ Notendur þjálfaðir í gagnrýninni hugsun.

☐ Ferli til staðar fyrir villur eða rangar niðurstöður.

☐ Leiðbeiningar um staðfestingu upplýsinga.

☐ Bannað að treysta sjálfkrafa á niðurstöður.

☐ Skýr ábyrgð á endanlegum ákvörðunum.

Grunnreglur

• Copilot er aðstoðarmaður en ekki ákvörðunaraðili.
• Starfsmaður ber alltaf ábyrgð á niðurstöðum.
• Allar mikilvægar upplýsingar skulu sannreyndar.
• Viðkvæm gögn skulu aðeins notuð ef heimilt er.
• Fylgja skal reglum stofnunar um öryggi og persónuvernd.

10. Eftirfylgni og stöðugar umbætur

☐ Sett upp mæling á notkun.

☐ Mældur ávinningur reglulega.

☐ Safnað viðbrögðum notenda.

☐ Endurskoðun leiðbeininga framkvæmd.

☐ Regluleg yfirferð á öryggis- og persónuverndaráhættu.

☐ Innleiðingaráætlun uppfærð.

• Spurningar
• Erum við að ná þeim ávinningi sem stefnt var að?
• Hvaða hindranir koma upp?
• Hvaða hópar þurfa meiri stuðning?

Mat á áhrifum á persónuvernd, MÁP, er mikilvægur þáttur í undirbúningi og innleiðingu tæknilausna sem fela í sér vinnslu persónuupplýsinga. Matið hjálpar stofnunum að greina og meta mögulega áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga og skilgreina viðeigandi ráðstafanir til að draga úr henni.

Hér má finna MÁP sem unnið var vegna innleiðingar Microsoft 365 Copilot í skýjageirum ríkisins sem Umbra rekur. Skjalið er sett fram sem viðmið og stuðningur við stofnanir, en hver stofnun ber ábyrgð á að meta eigin vinnslu, aðstæður og áhættu og laga matið að sinni starfsemi.

Með MÁP fylgir áhættuskrá á Excel-formi. Í henni eru tilgreindir helstu áhættuþættir sem voru metnir við innleiðinguna, ásamt mótvægisaðgerðum og mati á eftirstæðri áhættu. Stofnanir geta nýtt áhættuskrána sem grunn að eigin áhættumati og aðlagað hana að sínum vinnsluferlum, gögnum, tæknilega umhverfi og notkunartilvikum.

Meðfylgjandi gögn:

• MÁP á PDF-formi: Mat á áhrifum á persónuvernd vegna innleiðingar Microsoft 365 Copilot. MAP-Microsoft365Copilot.pdf
• Áhættuskrá á Excel-formi: Yfirlit yfir áhættuþætti, mat á áhættu og skilgreindar mótvægisaðgerðir. MAP-ahaettuskra- Microsoft365Copilot.xlsx

Mikilvægt er að líta ekki á meðfylgjandi gögn sem fullbúið MÁP fyrir einstakar stofnanir. Stofnanir þurfa að yfirfara gögnin, staðfesta að forsendur eigi við og skrá þær breytingar eða viðbætur sem eru nauðsynlegar vegna eigin starfsemi.

Innleiðing Microsoft 365 Copilot er ekki aðeins tæknilegt verkefni heldur breyting á vinnubrögðum, hæfni og menningu vinnustaðarins. Markmiðið er að nýta gervigreind á öruggan og ábyrgan hátt til að einfalda vinnu, bæta þjónustu og gefa starfsfólki meira svigrúm til verkefna þar sem mannleg dómgreind, þekking og samskipti skipta mestu. Árangursrík innleiðing byggir á skýrri stefnu, virkri þátttöku stjórnenda og starfsfólks, markvissri fræðslu, góðri gagna- og aðgangsstýringu og reglulegu mati á áhrifum. Copilot á að styðja við mannlega dómgreind, ekki koma í stað hennar.

Meðfylgjandi viðmið eru sett fram stjórnendum til stuðnings. Tilgangurinn er að styðja stjórnendur við að móta framtíðarsýn, undirbúa vinnustaðinn, valdefla starfsfólk og festa ný vinnubrögð í sessi samhliða öruggri og ábyrgri nýtingu gervigreindar.

Lykilspurning sem gott er að spyrja sig að er hvernig lítur vinnustaðurinn út þegar við fullnýtum gervigreind á öruggan, ábyrgan og mannmiðaðan hátt?

Hér að neðan eru 8 þrep sem stjórnendur geta nýtt sem viðmið til að leiða breytingarnar markvisst frá stefnu og framtíðarsýn yfir í ný og varanleg vinnubrögð:

1. Mótið framtíðarsýn um gervigreindardrifinn vinnustað.
2. Setjið rammann: gervigreindarstefnu sem skilgreinir markmið og áherslur og notkunarstefnu um örugga og ábyrga notkun.
3. Greinið störf og vinnuferla og hvar gervigreind getur skapað mestan ávinning.
4. Virkjið starfsfólk í breytingunum með samtali, þátttöku og sameiginlegri þróun.
5. Byggið upp hæfni með grunnfræðslu, hlutverkamiðaðri þjálfun og kyndilberum.
6. Tryggið tæknilegan og gagnalegan viðbúnað, meðal annars aðgangsstýringar, öryggi, gögn og tækjabúnað.
7. Mælið áhrif og ávinning, ekki aðeins notkun eða fjölda leyfa.
8. Festið ný vinnubrögð í sessi þannig að gervigreind verði eðlilegur hluti af daglegum rekstri, stjórnun og stöðugum umbótum.

1. Byrjið á framtíðarsýninni, ekki tækninni

Áður en Copilot-leyfum er dreift þarf stjórnendateymið að geta lýst því hvers vegna stofnunin ætlar að nýta gervigreind og hvert hún vill komast.

Spurningar fyrir stjórnendateymið

• Hvernig viljum við að stofnunin starfi eftir tvö til þrjú ár?
• Hvaða verkefni viljum við að starfsfólk verji minni tíma í?
• Hvar gæti gervigreind bætt þjónustu, gæði eða hraða?
• Hvar viljum við losa tíma fyrir faglega dómgreind, samskipti, greiningu og flóknari verkefni?
• Hvaða vinnuferli og störf gætu breyst mest?
• Hvaða ný færni verður mikilvæg?

Dæmi um framtíðarsýn

Við viljum byggja upp vinnustað þar sem gervigreind einfaldar endurtekin og tímafrek verkefni, auðveldar starfsfólki að finna og vinna úr upplýsingum og styður við meiri gæði og betri þjónustu. Starfsfólk ber áfram faglega ábyrgð og mannleg dómgreind er alltaf í forgrunni.

2. Setjið rammann: gervigreindarstefna og notkunarstefna

Starfsfólk þarf að vita bæði hvert stofnunin stefnir og hvaða leikreglur gilda.

Gervigreindarstefnan svarar: Hvert ætlum við?

• Framtíðarsýn og markmið.
• Tenging við hlutverk og stefnu stofnunarinnar.
• Meginreglur um örugga, ábyrga og gagnsæja notkun.
• Hlutverk, ábyrgð og ákvörðunarvald.
• Áherslur varðandi starfsfólk og hæfni.
• Stjórnun áhættu og hvernig árangur verður metinn.

Notkunarstefnan svarar: Hvernig megum við nota gervigreind?

• Hvaða verkfæri eru samþykkt.
• Hvaða gögn má vinna með.
• Hvernig fara skal með persónuupplýsingar og viðkvæm gögn.
• Hvenær mannleg yfirferð er nauðsynleg.
• Ábyrgð starfsmanns á lokaafurð.
• Hvenær upplýsa þarf um notkun gervigreindar.
• Hvaða notkun er óheimil eða háð sérstöku mati.

3. Greinið störfin áður en þið dreifið leyfunum

Ekki spyrja eingöngu hver þurfi leyfi. Greinið hvaða verkefni eru unnin í dag og hvernig þau gætu verið unnin öðruvísi með aðstoð gervigreindar. Veljið þrjá til fimm starfshópa og kortleggið dæmigerða vinnuviku þeirra. Spyrjið ekki aðeins: Hvaða störf hverfa? Spyrjið: Hvaða verkefni breytast, hvað losnar undan og hvernig viljum við nýta þann tíma?

4. Gerið starfsfólkið að þátttakendum í breytingunni

Innleiðingin á ekki að gerast fyrir starfsfólkið heldur með því. Notið einfaldan hring breytinga: samtal, prófun, lærdómur og ný vinnubrögð.

• Samtal: Ræðið við teymin um tímafrek og endurtekin verkefni, tvíverknað, tækifæri til einföldunar og áhyggjur af breytingunum.
• Prófun: Veljið afmörkuð raunverkefni. Prófið til dæmis Copilot í fjórar vikur við undirbúning funda, samantektir og fyrstu drög að minnisblöðum.
• Lærdómur: Metið eftir fjórar til sex vikur hvað virkaði, hvað sparaði tíma, hvar gæði jukust og hvaða áhætta eða óöryggi kom fram.
• Ný vinnubrögð: Festið gagnleg notkunartilvik í verkferlum, leiðbeiningum, sniðmátum og fræðslu.

5. Byggið kerfisbundið upp hæfni

Ekki gera ráð fyrir að fólk læri á verkfærið með því einu að fá leyfi. Hæfniuppbygging þarf að vera samfelld og tengjast raunverulegum verkefnum.

Þrep 1. Grunnlæsi allra

Fræðslumyndbönd hafa verið framleidd í þessum tilgangi og eru aðgengilegar öllum stofnunum og ríkisaðilum.

• Hvað gervigreind er og hvað hún getur ekki.
• Öryggi, gögn og ábyrgð notanda.
• Gagnrýnin yfirferð niðurstaðna.
• Góð fyrirmæli og árangursrík samskipti við Copilot.

Þrep 2. Hlutverkamiðuð þjálfun

Nú í nóvember og desember og aftur eftir áramót stendur ríksstarfsfólki til boða hlutverkamiðuð námskeið sem eru hugsuð í þessum tilgangi.

• Æfingar úr eigin starfi, til dæmis fyrir stjórnendur, lögfræði, mannauð, fjármál og sérfræðinga.
• Önnur hluverk stofnunar.

Þrep 3. Þjálfun stjórnenda

• Leiða samtal um breytingar.
• Greina áhrif á störf og velja notkunartilvik.
• Styðja starfsfólk sem er óöruggt.
• Fylgjast með ávinningi og festa ný vinnubrögð.

Þrep 4. Kyndilberar

• Velja fólk sem fær dýpri þjálfun, prófar nýjungar og styður samstarfsfólk.

Þrep 5. Samfélag og símenntun

• Halda reglulega gervigreindartíma, vinnustofur eða opna spurningatíma.
• Deila dæmum, lærdómi og endurnýtanlegum fyrirmælum.

6. Tryggið tæknilegan og gagnalegan viðbúnað

Tæknilegur viðbúnaður er forsenda innleiðingar en ekki allur innleiðingarverkefnið. Copilot vinnur með þær upplýsingar sem notandinn hefur þegar heimild til að sjá. Réttar aðgangsheimildir, góð gagnastýring og skýr ábyrgð gagnaeigenda eru því lykilatriði. Sum þessara atriða eru framkvæmd af rekstraraðilum skýjageira t.a.m. Purview en aðrar eins og aðgangsstýringar og deiling gagna er í höndum starfsmanna. Stjórnendur þurfa að vera meðvitaðir um gagnaflokkunina og á hverjum vinnustað þarf að liggja fyrir hvernig skuli flokka gögn og hvaða gögn má vinna með í gervigreindarlausnum. Athugið að Copilot vinnur á gögnum í skýjaumhverfinu sem starfsmaður hefur þegar aðgang að en ekki á drifum. Það er því mikilvægt fyrsta skref að starfsmenn fari yfir skýjaumhverfið sitt og svo næsta skref að koma þeim gögnum sem það þola í skýjaumhverfið.

Microsoft 365 umhverfið

• Auðkenni og aðgangsstýringar.
• Teams-, SharePoint- og OneDrive-svæði.
• Deiling gagna og óþarflega víðar heimildir.
• Gagnaflokkun, varðveisla og skjalastýring.
• Microsoft Purview og aðrar stýringar eftir því sem við á.

Persónuvernd og áhætta

• Meta þörf á mati á áhrifum á persónuvernd (MÁP). Sjá viðmið.
• Framkvæma áhættumat og skilgreina mótvægisaðgerðir. Sjá viðmið
• Skýra reglur um vinnslu persónuupplýsinga og viðkvæmra gagna.
• Tryggja rekjanleika ákvarðana og ábyrgð.

Endabúnaður og rekstrarumhverfi

Ekki ætti að gera almenna kröfu um endurnýjun tölva vegna Microsoft 365 Copilot. Tæknileg úttekt ætti að sannreyna að stýrikerfi og Microsoft 365 forrit séu studd og uppfærð, búnaður ráði við daglegt vinnuumhverfi, nettengingar og auðkenning virki vel og uppfærslustýring og öryggisvarnir séu fullnægjandi.

7. Mælið breytinguna, ekki bara fjölda leyfa

Fjöldi virkjaðra leyfa er ekki árangursmælikvarði á umbreytingu. Veljið fáa og skýra mælikvarða sem tengja notkun við hæfni, ávinning, starfsupplifun og þjónustu. Hvert leyfi er fjárfesting og ef starsmaður nýtir ekki leyfið er mikilvægt að spyrja viðkomandi hvers vegna ekki áður en leyfi er fjarlægt. Sjá ávinningsreikni og mælikvarða en þar er að finna dæmi um bæði harða og mjúka mælikvarða.

8. Festið breytinguna í rekstri

Eftir fyrstu mánuðina þarf Copilot að hætta að vera sérstakt innleiðingarverkefni. Nýting gervigreindar þarf að verða hluti af daglegri stjórnun og stöðugum umbótum.

• Stefnumótun og árangursstjórnun.
• Starfsþróun, símenntun og nýliðafræðsla.
• Upplýsingatækni, öryggi og persónuvernd.
• Mannauðsmál og þróun starfa.
• Umbóta- og þjónustuþróun.
• Fjárhagsáætlun, leyfisumsýsla og forgangsröðun.

Stærri stofnanir geta komið á fót þverfaglegum gervigreindarhópi með fulltrúum starfseminnar, upplýsingatækni og öryggis, persónuverndar eða lögfræði, mannauðs og breytingastjórnunar. Í minni stofnunum getur stjórnendateymið sinnt hlutverkinu, svo lengi sem ábyrgð og ákvörðunarvald eru skýr. Munið að gervigreindin er tól sem styður við verkefni starfsmanna.

Meðfylgjandi er dæmi um 90 daga innleiðingaráætlun sem stofnanir geta stuðst við.

Dagar 1 til 30: Stefna og undirbúningur

• Setja framtíðarsýn.
• Staðfesta gervigreindarstefnu og notkunarstefnu.
• Kortleggja 5 til 10 mikilvægustu notkunartilvikin.
• Greina áhrif á helstu starfshópa.
• Yfirfara gögn, aðgangsheimildir og áhættu.
• Velja fyrstu notendahópana.

Dagar 31 til 60: Virkjun og prófanir

• Tryggja grunnþjálfun og hlutverkamiðuð námskeið.
• Tilnefna kyndilbera.
• Hefja 3 til 5 afmarkaðar tilraunir.
• Halda regluleg teymissamtöl.
• Safna notkunardæmum, hindrunum og áhættu.

Dagar 61 til 90: Festa og stækka

• Meta niðurstöður og bera saman við upphafsstöðu.
• Ákveða hvaða vinnubrögð verða varanleg.
• Úthluta fleiri leyfum eftir þörfum og notkunartilvikum.
• Uppfæra fræðslu, reglur og verkferla.
• Miðla árangurssögum.
• Setja mælikvarða fyrir næstu 6 til 12 mánuði.